Data protection

We are pleased that you wish to inform yourself about the legal matters of our website. We are the Aids Hilfe Wien association, Mariahilfer Gürtel 4 in 1060 Vienna, and we are responsible for our website www.aids.at. This website should be perceived as a customer-oriented, comprehensible quality feature.

We inform you which of your personal data is processed in our systems or in the systems of our service providers. Personal data is information that can be assigned to a person, both directly and indirectly.

Table of Contents

Web page call

In order to access our website, various information is exchanged between your terminal device and our server.

The information that is transmitted to the server of this website is as follows:

  • IP address of the requesting device,
  • Date and time of the call, time zone difference from Greenwich Mean Time (GMT).
  • Name and URL of the retrieved file,
  • Website/application from which access is made (referrer URL),
  • Request content
  • Access status / http status code
  • Data volume transferred in each case
  • Website from which the request comes
  • Browser used
  • Operating system and its interface
  • Language and version of the browser software
 

Purpose of data processing, legal basis

These so-called log files are stored for the following purposes:

  • Ensure smooth connection establishment,
  • Ensuring a comfortable use of our website/application,
  • Evaluation of system security and stability.
 

This legitimate interest constitutes the legal basis for the processing pursuant to Article 6 (1) (f) DSGVO.

Data transmission and storage period

Data is only transferred to security authorities and competent courts in the event of unlawful use. In this case, the data is stored for up to three years in accordance with §§ 1293 ff ABGB.

The server is provided to us by a service provider who has been contractually obliged to do so in accordance with Article 28 DSGVO.

Mitgliederverwaltung und Unterstützung unseres Vereins

Zweck der Datenanwendung und Rechtsgrundlage

Zur Führung von Mitgliederverzeichnissen, Evidenz der Mitglieds- und Förderungsbeiträge, Verkehr mit Mitgliedern oder Förder*innen der Aidshilfe Wien einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten werden folgende Daten gespeichert:

  • Mitgliedsnummer
  • Name, Anschrift, Telefonnummer
  • Mitgliederkategorie wie: ordentliches/außerordentliches unterstützendes Mitglied, Ehrenmitglied
  • Beitritts- und Austrittsdatum,
  • Funktion, Funktionsanfang und -ende,
  • Beiträge und Zahlungen oder sonstige Leistungen der Mitglieder oder Funktionär´*in, Spender*in
  • Daten, welche die Mitglieder freiwillig bereit gestellt haben wie: Beruf und Branche, Interesse, Spezialgebiete

Art 6 Abs 1 lit b DSGVO ist hierfür die Rechtsgrundlage.

Höchstdauer der zulässigen Datenaufbewahrung

Bis zur Beendigung der Mitgliedschaft und Ablauf der geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; ferner bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Bei Förder*innen: Bis zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kontakt mit der Aidshilfe Wien bzw. 7 Jahre gem. den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung.

Empfänger*innen der Daten

Banken zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Behörden und sonstige Institutionen auf Grund gesetzlicher Melde- oder Berichtspflichten wie, insbesondere Vereinsbehörden, Veranstaltungsbehörden usw.; Personen und Institutionen aufgrund einer Ermächtigung oder Verpflichtung zur Datenübermittlung in den Statuten oder auf Grund besonderer Zustimmung der Mitglieder; Rechtsanwält*innen, Gerichte und sonstige Stellen, zum Zweck der Rechtsdurchsetzung.

Meldung einer Diskriminierung

Zweck der Datenanwendung und Rechtsgrundlage

Um eine Diskriminierung zu melden werden, je nachdem welche Angaben Sie unserem Team machen, unterschiedliche Daten gespeichert. Diese Diskriminierungen werden je nach Inhalt Ihrer Anfrage von uns einem Monitoring (Erstellung von Statistiken betreffend Stigmatisierung und Ungleichbehandlung von HIV-positiven Menschen) unterzogen oder Sie erhalten von uns einen Support bzw. eine Beratung. Ebenso verwenden wir die von Ihnen angegebenen Daten in pseudonymisierter Form zur Erstellung von Publikationen betreffend Ungleichbehandlungen und Stigmatisierung von HIV-positiven Menschen in klassischen Medien, online Medien und für Ministerien und Landes- beziehungsweise Bundesverwaltungen.

Folgende Daten können hier an uns übermittelt werden

  • Name
  • Telefonnummer,
  • E-Mail-Adresse,
  • Kommunikationsinhalt: Gesundheitsdaten, geschlechtliche Orientierung,

Awarenessbildung der Einhaltung von Antidiskriminierung im Sinne des Art 7 BVG, GLBG, Art 2 Staatgrundgesetz und Art 14 EMRK iVm Art 6 a und c DSGVO.

Data transmission and storage period

Datenübermittlungen finden nur statt, wenn Sie dies wünschen, wie zB bei einem Support, wenn wir Sie unterstützen und uns mit der Institution/dem Unternehmen bzw. der Person auseinandersetzen, welche Sie diskriminiert.

Für Publikationen verwenden wir nur anonymisierte bzw. pseudonymisierte Daten.

Die Daten werden 3 Jahre gespeichert, im Falle einer Beratung werden die Daten gem. den Kriterien der ordnungsgemäßen Buchhaltung 7 Jahre gespeichert.

Statistiken werden ohne Personenbezug gespeichert, für die Erstellung von Statistiken werden jedoch auch Ihre Daten in anonymisierter Form eingearbeitet. Die Statistik selbst wird nicht gelöscht.

Terminvereinbarung

Zweck der Datenanwendung und Rechtsgrundlage

Zur Vereinbarung von Terminen für die Inanspruchnahme der Beratungs- und Testangebote des Vereins werden folgende Daten gespeichert:

  • Name (Spitzname, Vorname)
  • Telefonnummer
  • E-mail address
  • Ausgewählter Testtermin

Art 6 Abs 1 lit b und f DSGVO ist hierfür die Rechtsgrundlage.

Data transmission and storage period

Es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt. Die Daten der Terminvereinbarung werden bis zum Monatsletzten des Monats nach dem gebuchten Termin gespeichert bzw. bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Newsletter dispatch

Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlagen

The contents of the newsletter include campaigns as well as goods and services of the association Aids Hilfe Wien.

To receive our newsletter, you need a valid email address. We will check the e-mail address you have entered (double opt-in) to ensure that you are the actual owner of the e-mail address provided or that the owner has authorised receipt of the newsletter. When you register for our newsletter, we will save your IP address and the date and time of your registration. This is to protect us in case a third party misuses your email address and subscribes to our newsletter without your knowledge. Only when you click on our confirmation link will your email address be added to our distribution list.

With your consent, we record your usage behaviour on the websites we operate and the newsletters we send out.

Hierfür verwenden wir CleverReach

The legal basis for this is the existence of a corresponding consent in accordance with Art 6 (1) lit a DSGVO.

Consent

In Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zum Empfang unseres Newsletters werden Sie an gegebener Stelle wie folgt um eine Einwilligung gebeten: „Ich bin mit dem Erhalt des Newsletters, welcher Informationen über das Angebot der Aids Hilfe Wien enthält einverstanden. Nähere Informationen über den Newsletterversand finden Sie in unserer Datenschutzerklärung“.

Recipient / categories of recipients

Die CleverReach GmbH & Co. KG  ist zur Durchführung des Newsletterversands als externer Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Newsletter tracking

Our newsletters contain so-called tracking pixels (web bugs), which enable us to recognise whether and when an email was opened and which links in the email were followed by the personalised recipients. We store this data so that we can optimally tailor our newsletter to the wishes and interests of our subscribers. With the revocation of the consent to receive the newsletter, the consent to the aforementioned tracking is also revoked.

Speicherdauer / Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

The storage period is 3 years or until your consent is revoked.

Kündigung / Widerruf

You can cancel or revoke your subscription to our newsletter free of charge and at any time for future newsletters. Details on how to unsubscribe can be found in the individual newsletters.

You can unsubscribe from the Aids Hilfe Wien newsletter here. 

If you lodge an objection, the contact address in question will be blocked for any further data processing for advertising purposes.

Due to technical circumstances and a necessary lead time for advertisements, it may happen that advertising material is sent to you even though you have lodged an objection. This does not mean that we will not implement your objection, but that the advertising mailing was processed at the same time. We thank you for your understanding.

Cookies

Our website uses so-called cookies. These are small text files that are stored on your end device with the help of the browser. They do not cause any damage.

We use cookies to make our website user-friendly. They enable us to recognise your browser on your next visit.

If you do not wish this, you can set up your browser so that it informs you about the setting of cookies and you only allow this in individual cases.

When deactivating or deleting cookies on your PC, the functionality of our website may be limited.

Hier finden Sie eine Liste der verwendeten Cookies:

NameGrundErstellerStorage periodTechnische Notwendigkeit
cookie_notice_acceptedEnthält die Informationen, wenn der*die Nutzer*in die Verwendung von Cookies bestätigt hat.1 Monatja
cookie_notice_rejectedEnthält die Informationen, wenn der*die Nutzer*in die Verwendung von Cookies abgelehnt hat.1 Tagja
PHPSESSIDEnthält Informationen um die Unterscheidung von Nutzer*innen der Seite zu ermöglichen.Bis zum Ende der Sitzung.ja
MATOMO_SESSIDEnthält Informationen um die Unterscheidung von Nutzer*innen der Seite zu ermöglichen. Sammelt Daten über Besuche des Nutzers, wie zum Beispiel welche Seiten von Relevanz sind.Matomo1 Wochenein

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs 1 lit a und f DSGVO.

Use of reCAPTCHA

Purpose of data processing, legal basis

To protect our input forms, we use reCAPTCHA in the sense of Art 6 para 1 lit f DSGVO.  The use of this service makes it possible to distinguish whether the corresponding input is of human origin or is misused by automated machine processing.

Here, the referrer URL, the IP address, the behaviour of the website visitors, information about the operating system, browser and duration of visit, cookies, display instructions and scripts, the user's input behaviour and mouse movements in the area of the "reCAPTCHA" checkbox are transmitted to "Google".

Data transmission to the USA

The information generated by the cookie is transferred to a Google server in the USA and stored there. Under no circumstances will your IP address be merged with other Google data. This information may also be transferred to third parties if this is required by law or if third parties process this data on behalf of Google.

Google uses the information obtained in this way to digitise books and other printed matter and to optimise services such as Google Street View and Google Maps (e.g. house number and street name recognition).

Should you wish to prevent this transmission and storage of data about you and your behaviour on our website by "Google", you must log out of "Google" before visiting our site or using the reCAPTCHA plug-in.

The use of the "reCAPTCHA" service obtained information is in accordance with the Google Terms of Use.

Storage period

The cookies used here and the information they contain are stored in accordance with the cookie regulations and deleted immediately upon objection.

Use of Google Maps

Purpose of data processing, legal basis

Google Maps is a mapping service and its use on this website facilitates directions through interactive maps. We use this service in the sense of Art 6 para 1 lit f DSGVO.

Which data are collected?

  • Date and time of the visit to the website in question,
  • Internet address or URL of the accessed website,
  • IP address, (start) address entered as part of route planning
 
 

Data transmission to the USA

The information generated by the cookie is transmitted to a Google server in the USA and stored there. The map content is called up directly on your device and transmitted to your browser. Google has control over the scope of the data. To the Google Terms of Use.

Storage period

The cookies used here and the information they contain are stored in accordance with the cookie regulations and deleted immediately upon objection.

Matomo

Purpose of data processing, legal basis

We use Matomo, a web analytics service, to design and continuously optimise our website in line with demand. Our legitimate interest is based on Art 6 para 1 lit a and f DSGVO. In this context, pseudonymised usage profiles are created and cookies are used. The following information is provided on the basis of the cookies:

  • Browser type/version,
  • Operating system used,
  • Referrer URL (the previously visited page),
  • Host name of the accessing computer (IP address),
  • Time of the server request.
 

Nous utilisons ces informations pour évaluer l'utilisation du site web, pour créer des rapports sur les activités du site, pour éventuellement demander des services et pour concevoir le site web en fonction des besoins.

Through a so-called IP masking, the assignment to your IP address is not possible.

Storage period

Les données traitées statistiquement sont stockées de manière anonyme, aucune inférence sur votre adresse IP n'est possible ici. Matomo traite les données de manière pseudonyme et ne peut tirer aucune conclusion sur les individus. Pour en savoir plus, consultez la politique de confidentialité de Matomo.

Security measures

In accordance with Art. 32 DSGVO, we take technical and organisational security measures to protect the rights and freedoms of individuals.

Your rights

Sie können sich aufgrund der datenschutzrechtlichen Regelungen jederzeit unentgeltlich an uns per E-Mail an datenschutz@aids-hilfe-wien.at oder postalisch wenden. Das betrifft Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und der rechtlichen Ansprüche wie Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Übertragung oder einem Widerruf einer erteilten Einwilligung sowie Widerspruch zur Verarbeitung der Daten.

If there are any changes to your personal data, such as a change of name, etc., please inform us.

We will respond to all data protection requests within the legal framework free of charge and as promptly as possible. We would like to point out that a legal obligation to retain data may prevent deletion or revocation.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde zuständig, diese finden Sie unter www.dsb.gv.at.

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